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Travail collaboratif avec Open-Xchange

Donnez une longueur d'avance à votre entreprise !

L'avantage d'un outil de travail collaboratif (Groupware) est le gain de temps pour vos équipes. Que vos collaborateurs se situent dans l'entreprise ou à l'autre bout du monde, le partage de l'information est instantané, ceci permettant donc un gain de productivité exemplaire.

A tout moment, vous pouvez voir la disponibilité de votre personnel avant une réunion, suivre l'évolution des projets en temps réel, et avoir sous la main tous vos contacts professionnels ou privés.

L'interface web est disponible en trois langues : français, anglais, allemand. Ce serveur est basé sur un environnement Open Source, cette solution peut s'adapter à une architecture existante. Flexible, elle s'imbrique à des systèmes ouverts ou propriétaires. Nous assurons l'installation sur un serveur Linux, le déploiement et la configuration selon vos désirs.

Téléchargez le guide des fonctionnalités d'OpenXchange

Les fonctionnalités d'Open-Xchange

Portail

A chaque connexion, la page d'accueil permet d'avoir un aperçu de tous les éléments concernant l'utilisateur : son calendrier, les tâches, les réunions, les projets en cours et les nouveaux e-mails.
Les éléments nouveaux sont mis en évidence pour une meilleure visibilité. C'est aussi là que sont affichées les annonces faites par vos collaborateurs, à la manière de notes de service.

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Contacts

Un module pour compléter la gestion de contacts peut être personnalisé avec des catégories optionnelles, le carnet d'adresses global de la société, les contacts relatifs aux projets internes et externes. Les contacts personnels sont confidentiels, vous pouvez noter vos contacts professionnels, faire des connexions entre vos contacts et bien d'autres choses encore.

Interfacé avec un PBX IP, grâce à un script perl, vous cliquez sur le numéro de votre correspondant pour l'appeler. Fini les compositions fastidieuses des 10 chiffres de votre correspondant.

Gain de temps : plus de demandes incessantes à vos collaborateurs pour contacter quelqu'un et plus de pertes de coordonnées. De plus, les contacts stockés sur le serveur collaboratif sont synchronisables sur votre téléphone portable.

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Calendrier

Un module pour compléter la gestion de contacts peut être personnalisé avec des catégories optionnelles, le carnet d'adresses global de la société, les contacts relatifs aux projets internes et externes. Les contacts personnels sont confidentiels, vous pouvez noter vos contacts professionnels, faire des connexions entre vos contacts et bien d'autres choses encore.

Ce module OPEN-XCHANGE® permet de coordonner les rendez-vous personnels ou partagés, ainsi vos collaborateurs ont la possibilité de prendre des rendez-vous avec ou pour vous en visualisant vos plages horaires libres.

Rappel des rendez-vous par mails : lors d'une demande de réunion, les intervenants sont prévenus par mail que leur présence est requise : suivi du personnel présent, disponibilité du matériel...

Ce simple module synchronisable sur votre téléphone portable (soumis à la gestion du calendrier par votre Gsm), vous permettra d'optimiser les emplois du temps de chacun et les ressources matérielles et humaines de l'entreprise.

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Webmail

Le module OPEN-XCHANGE® permet de lire, filtrer, envoyer et gérer les emails et les dossiers de messagerie en utilisant le carnet d'adresses global ou personnel, les signatures, etc... pour les utilisateurs nomades.
Le webmail est complet, il possède un correcteur orthorgraphique dans ces trois langues : français, anglais et allemand.

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Projets

La gestion des projets est conçue pour organiser les équipes qui travaillent sur des projets en planifiant les réunions, les tâches, et en gérant les documents rattachés au projet.

D'autres fonctionnalités tel que le suivi des coûts, des heures, des équipes, de leur composition et de leurs tâches sont naturellement présentes. A partir des dates de réunions, des jalons et des tâches, un diagramme de GANTT peut être généré.

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Tâches

Un module OPEN-XCHANGE® pour la gestion et l'administration des tâches individuelles. Des listes sont personnalisables pour trier et prioritariser, et l'utilisateur peut attacher des documents à une tâche.

Véritable pense-bête, vous pourrez consigner toutes les tâches que vous devez faire, avec qui, quand et comment. Une alerte par mail avant chaque échéance fera la chasse aux oublis.

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Gestion des documents

Un module pour la gestion de documents inclut des fonctionnalités de gestion de version et de verrouillage pendant l'édition des documents en cas d'utilisation simultanée par des applications telles que MS Office ou un navigateur internet.
Vous contrôlez ainsi le cycle d'édition et de consultation du document.

Outre la facilité d'accès, l'économie du support papier et la centralisation des documents sont aussi au rendez-vous. Il possible de coupler cette gestion à un serveur de fichiers Samba.

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Signets, forum et base de connaissance

Les signets sont des marques pages pour sites Web. Cela permet le recensement des sites Web de vos fournisseurs, partenaires etc.
Tous les sites nécessaires dans le cadre du travail sont ainsi référencés, ce qui évite une recherche préalable à chaque consultation de site.
Il existe d'autres modules pour la gestion des connaissances entre les employés: l'utilisateur peut construire une base de connaissance centralisée, et discuter dans le forum.

Le forum

Lieu d'échange de connaissances, d'entraide ou simplement de détente, ce forum n'a rien a envier aux autres. Complet, il permet de s'abonner à des discussions et de les archiver. La gestion des droits sur les discussions permet la modération des articles.

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